Gestion analytique des temps et activités

Pourquoi définir des axes analytiques ? 

 

Vous souhaitez organiser le temps de travail de sorte à pouvoir ensuite imputer les différentes tâches sur des items qui vous permettront ensuite de l'analyser simplement.

ZEN by Eurécia a été conçu pour faciliter ce travail.

Au travers de comptes ou axes analytiques vous allez pouvoir rattacher du temps travaillé ou des dépenses à vos clients, vos projets, ou des tâches pré-qualifiées.

Pour ce faire, il convient tout d'abord de personnaliser la liste des comptes analytiques mise à votre disposition. 

Un axe d'analyse peut être décliné via une arborescence de comptes contenant eux-mêmes jusqu'à 2000 comptes analytiques. Sur chaque compte, il est possible de définir une charge de travail prévisionnelle (en jours ou en heures), un coût de revient et un prix de vente, ainsi qu'un budget prévisionnel (afin d'automatiser les calculs de coûts, marge... sur temps passé).

Par exemple :

• Client 1
  
  • Projet A
  • Projet B
• Client 2
  
  • Projet C
    
    • Tâche 1
    • Tâche 2
  • Projet  D

 

Comment personnaliser les comptes analytiques ?

Accès : Espace Admin > Paramètres généraux > Axes analytiques > Ouvrir

• Dans le menu de navigation principal, cliquer sur Espace Admin
• Cliquer sur Paramètres généraux
• Dans l'encart Axes analytiques, cliquer sur Ouvrir
• Choisir l'unité de saisie

Dans l'onglet Général > Plus d'options

• Sélectionner l'unité : jours ou heures
• Enregistrer

Créer les comptes analytiques

Créer un nouveau compte

• A la racine de l'arborescence, survoler les 3 points, un menu apparaît :

• Cliquer sur 'Insérer une nouvelle ligne' (cela crée un sous-niveau) ou sur 'Insérer après' (au même niveau)
• Une nouvelle ligne est ajoutée : renseigner le nom du compte et éventuellement la charge, le coût de revient journalier ainsi que le prix de vente et le budget.
• Valider la ligne et répéter l'ajout de comptes si nécessaire
• Enregistrer.

Attention !  Pour une meilleure lisibilité, de petites fonctionnalités ont été masquées. Elles apparaissent lorsque vous naviguerez sur l'écran à l'aide de votre souris. Elles permettent d'organiser la disposition des axes, les uns en fonction des autres ou encore de trier par ordre alphabétique. La capture d'écran ci-dessous met en relief ces options :

Supprimer les exemples présents par défaut dans votre essai gratuit

• Survoler les 3 points devant le compte/axe créé 'pour exemple' : un menu apparait.
• Cliquer sur 'Supprimer l'élément'.

A noter : Vous pouvez utiliser les comptes/axes créées à des fins d'exemple en modifiant leur nom et leurs attributs. Veillez à repasser sur chaque champs avant de les mettre à disposition des collaborateurs.

 

Déployer cette fonctionnalité auprès des collaborateurs

Il est possible de forcer l'utilisation de ses axes par les utilisateurs : il convient de rendre leur saisie obligatoire. Il est possible de le configurer pour rendre obligatoire leur sélection au sein des feuilles d'activités et des notes de frais, en sélectionnant les options afférentes de l'onglet Général.

 

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