Générer une grille d'éléments variables de paie (EVP)

Eurécia permet de synthétiser dans une grille, les éléments variables nécessaires à l'établissement de la paie (EVP).

Cette grille récupère l'ensemble des informations présentes dans Eurécia telles que le salaire, les primes, les commissions, les avantages en nature, les avantages voiture, remboursement carte orange, frais de déplacements, les heures supplémentaires, …

Certains des éléments peuvent être saisis en fonction de leur valeur pour le mois. Ils viennent alors s'archiver automatiquement dans le "Dossier du salarié".

Cette grille est ensuite exportable au format Excel pour transmission à un expert-comptable, prestataire paie ou au service paie interne de l'entreprise.

 

Qui est concerné par cet article ?

L'administrateur en tant que responsable du paramétrage.

 

Créer une grille mensuelle d'éléments variables de paie (Grille EVP)

Accès : Préparation paie > 2 - Saisie et export EVP

• Cliquer sur le bouton 'Nouvelle grille' dans le bandeau à droite du tableau 'Liste des Grilles de Saisie de la Paie'
• Saisir une description, généralement le mois et l'année sont indiqués ex : Juin 2018
• Sélectionner un département et/ou une structure (facultatif) pour limiter les salariés présents dans la grille
• Définir la période de début et de fin de la grille dans le champ 'Début période' et 'Fin période' pour cadrer les données qui vont remonter dans la grille, généralement du 1er au 31 du mois
• Cocher 'Soumettre à validation' afin de pouvoir valider la grille une fois terminée (recommandé)
• Enregistrer pour que la grille soit prête à être exploitée

 

Alimenter la grille d'éléments variables de paie

Sur la grille nouvellement crée, dans l'onglet 'Données paye' : toutes les données affichées (à l'exception des données congés et absences, dépenses et heures supplémentaires marquées) sont rafraîchies à chaque ouverture de la grille. Les données à régulariser sont calculées sur la base des informations saisie dans la limite de 12 mois.

• Sélectionner le statut du salarié (facultatif) : permet de signifier à la personne qui exploitera la grille qu'un traitement particulier doit être appliqué sur ce salarié (ex. : nouveau salarié, départ en cours...). Cette information est à renseigner manuellement par l'utilisateur.
• Cliquer sur le bouton 'Marquer les données' : la marquage permet de figer la remontée en grille de nouvelles informations sur :
  
  • des demandes de congés et absences (issus du module Congés et Absences)
  • des titres restaurant (absences issues du module Congés et Absences et dépenses issues du module Notes de Frais)
• Saisir les données du mois dans les colonnes correspondants aux données du 'Dossier salarié' (facultatif) : permet de saisir des éléments du 'Dossier salarié' qui sont valables uniquement pour la période de la grille, tels que des primes, des commissions... L'enregistrement de la grille crée automatiquement les éléments dans le dossier des salariés concernés
• Aller dans l'onglet 'Général'
• Cliquer sur le bouton radio 'Valider' : la validation de la grille permet de couper tous les liens entre la grille et :
  
  • la 'Fiche salarié' (salaire, avantages...)
  • le 'Dossier salarié' (module Suivi RH)
• Saisir éventuellement des éléments dans la grille qui n'ont pas à figurer dans le 'Dossier salarié' ni dans la 'Fiche salarié' (facultatif)
• Enregistrer

 

Les liens entre la grille d'Éléments variables de paie et le 'Dossier Salarié' 

Tant que la grille d'EVP n'est pas validée : à chaque ouverture, Eurécia lit dans le 'Dossier salarié' de chaque salarié concerné les champs qui correspondent à la période de la grille et met à jour les valeurs correspondantes. Il prend donc en compte les modifications effectuées dans le 'Dossier salarié' qui couvrent la période de la grille d'EVP.

Si la valeur est modifiée dans la grille d'EVP et que celle-ci est enregistrée, l'élément du 'Dossier salarié' est mis à jour. Un nouvel événement est alors ajouté au 'Dossier salarié', il commence à la date de début de la grille et n'a pas de date de fin.

Dans les éléments du 'Dossier salarié', certains champs ont un comportement différent.

Pour les éléments suivants, lorsque leur valeur est modifiée dans la grille d'EVP, Eurécia crée un nouvel élément dans le dossier salarié et met à jour la fiche salarié :

Pour les primes, lorsqu'elles sont saisies dans le 'Dossier salarié', elles sont synchronisées avec les grilles d'EVP grâce à leur libellé, à leur catégorie et à leurs dates. Les primes peuvent être saisies dans le 'Dossier salarié' ou dans la grille d'EVP.

Pour une prime saisie dans le 'Dossier salarié', si le champ de la grille d'EVP a le même libellé et la même catégorie et que les dates de la grille et de l'élément 'Prime' du dossier salarié se croisent, Eurécia réalise automatiquement le lien entre elles et la prime apparaîtra dans la grille d'EVP.

Exemple :

Les primes saisies dans le 'Dossier salarié' sont :

• Prime 1 exceptionnelle de 500€ ayant pour date 01/05 au 31/05
• Prime 2 exceptionnelle de 600€ ayant pour date 01/06 au 30/06
• Prime 3 annuelle de 700€ dans ayant pour date 01/03 et n'a pas de date de fin

Dans la grille de saisie du mois d'avril (01/04 au 30/04) : la prime 3 remontera dans la grille d'EVP

Dans la grille de saisie du mois de mai (01/05 au 31/05) : les primes 1 et 3 remonteront dans la grille d'EVP

Dans la grille de saisie du mois de juin (01/06 au 30/06) : les primes 2 et 3 remonteront dans la grille d'EVP

Dans la grille de saisie du mois de mai-juin (01/05 au 30/06) : les primes 1, 2 et 3 remonteront dans la grille d'EVP

 Lorsque l'on modifie une prime dans une grille d'EVP et que celle-ci est synchronisée avec le dossier salarié :

• Si la période de la prime remontée ne correspond pas à la période de la grille, alors Eurécia positionne la date de fin de la prime à la veille du début de la grille et crée une nouvelle prime avec les dates de la grille
• Si la période de la prime correspond à la période de la grille, on se contente de modifier son montant

 

Quels sont les liens entre la grille d'Éléments variables de paie et la Fiche Salarié

Les valeurs de la 'Fiche salarié' remontent automatiquement dans les grilles d'EVP (si les champs associés ont été paramétrés). Par exemple : date d'embauche, date de départ, avantage en nature... 

A chaque ouverture de la grille, les données provenant de la 'Fiche du salarié' sont rafraîchies. Il n'est donc pas possible de saisir des données dans la grille à cette étape.

Si des données proviennent du dossier salarié (le salaire, prix de vente journalier, taux d'activité, fonction, date d'embauche, date de départ), lorsque leur valeur est modifiée dans la grille d'EVP, Eurécia crée un nouvel élément dans le 'Dossier salarié' et met à jour la 'Fiche salarié'.

A noter : après validation de la grille, il est possible de saisir des variations sur ces  éléments directement dans la grille.  Attention, les éléments saisis directement dans la grille ne redescendent pas dans la 'Fiche salarié'.

 

Mots clés associés à cet article :

EVP - Grille - Eléments variables de paie - Paie