Le modèle de grille d'EVP permet de définir les données qui seront exportées pour l'établissement de la paie. Il est possible de créer plusieurs modèles en fonction des besoins.
Le modèle sera ensuite utilisé chaque mois pour transmettre les informations au responsable paie.
Qui est concerné par cet article ?
L'administrateur de la plateforme Eurecia en tant que responsable du paramétrage.
Étape 1 : créer les champs qui seront utilisés dans la grille d'EVP
Ces champs peuvent être des valeurs existantes dans Eurécia ou des valeurs extérieures qui seront directement saisies dans chaque grille.
Accès : Espace Admin > Eléments variables de paie > Ouvrir Définition des champs
- Cliquer sur le bouton 'Nouveau champ paye'
- Saisir une description qui apparaîtra dans la grille d'EVP
- Sélectionner dans 'Champs de la plateforme' l’élément désiré s'il est déjà présent dans Eurécia, laisser vide le cas échéant.
De nombreux éléments de la plateforme sont sélectionnables.
Les éléments de la fiche salarié
- Civilité, nom, prénom, fonction, matricule, salaire mensuel brut, avantages, etc.
Les éléments de la fiche société
- N° SIRET (code Siret)
- Code établissement
- Code société
- Adresse
Les éléments du module Congés & absences
- Congés : récupère l'ensemble des congés de la période ainsi que les congés non marqués sur une durée d'un an avant le début de la grille de saisie. Le code du type d'absence est affiché dans l'export Excel de la grille et non la description. Le marquage est le même que celui utilisé dans l'Export paie standard. Si on marque les congés depuis la grille d'EVP, ceux-ci ne remontent plus dans l'interface Export paie standard et inversement.
- Titres restaurant : récupère le nombre de titres restaurants calculé dans le menu optionnel Titres restaurant. Le mois de fin de grille détermine le mois civil pour lequel les données sont récupérées.
Les éléments du module Portail RH
- Dossier salarié : récupère les valeurs des éléments du dossier salarié quand les catégories correspondent et que la description donnée au nouveau champ paie coïncide avec la description de l'élément du dossier salarié.
- Sélectionner la catégorie du dossier salarié
- Renseigner un nombre de mois de décalage si la date de début de l'élément qui sera créé dans le dossier salarié doit être différente de la date de début de la grille d'EVP. Par exemple : si le nombre de mois de décalage est positionné à +2, alors l'élément créé à l'enregistrement de la grille d'EVP de janvier débutera le 1er mars.
- Cocher la case 'Ne montrer que les modifications de la période' pour que les nouvelles valeurs remontent dans la grille d'EVP, et uniquement celles-ci. Cette fonctionnalité est incompatible avec l'édition d'un champ dans une grille (case à cocher 'Éditable' dans la définition du modèle de grille).
Les éléments du module Temps et Activités :
- Temps de présence : récupère le nombre d'heures travaillées indiquées dans les feuilles de temps
- Temps travaillé : récupère le nombre d'heures travaillées indiquées dans les feuilles d'activités
- Heures Supp. : récupère les heures supplémentaires qui ont été traitées (c'est-à-dire celles basculées dans un compteur) sur la période ou celles qui précèdent la période et qui n'ont pas été marquées. Seules les semaines finissant dans la période de la grille de saisie seront prises en compte. Si l'un des traitements est annulé après la validation de la grille, alors il remontera en régulation négative sur la grille suivante. Les informations seront présentées dans la grille avec une colonne indiquant la quantité et une colonne indiquant la ventilation par semaine.
- Sélectionner le ou les 'Code Heures supp.' qui est(sont) associé(s) à ce champ. Il est possible de créer dans la grille des EVP une colonne cumulant toutes les heures supplémentaires indépendamment de leur taux de majoration. Pour ce faire, ajouter une ligne pour chaque code d'heures supplémentaires.
- Cocher la case 'Majorer les heures' (facultatif) : le nombre d’heures indiqué dans le tableau des EVP inclut la majoration précisée dans l'horaire de travail.
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- Sélectionner ensuite le type de champ :
- Texte
- Nombre
- Vrai/Faux
- Date
- Prédéfini : ce champ permet de définir une valeur par défaut qui sera pré-remplie au moment de la création de la grille. Cependant, l'utilisateur d'une grille pourra modifier cette valeur selon ses besoins.
- Renseigner un 'code paye', un 'code catégorie', un 'code nature' (facultatif) : les codes sont affichés en en-tête de colonne, sous la description, à titre informatif.
- Enregistrer
- Répéter l'opération pour chaque champ nécessaire
Etape 2 : insérer les champs au sein d'une grille EVP
Accès : Espace Admin > Eléments variables de paie > Ouvrir Modèles de grilles
- Cliquer sur le bouton 'Nouveau modèle' pour créer un nouveau type de grille, ou ouvrir un modèle existant pour le modifier
- Dans l'onglet 'Général', renseigner une description
- Dans l'onglet 'Eléments variables', cliquer sur le bouton 'Ajouter un élément variable'
- Sélectionner le groupe de l'élément : le groupe crée une en-tête dans la grille d'EVP et l'export Excel
- Saisir l'ordre du groupe (numérique) : cela permet de définir dans quel ordre les groupes seront affichés dans la grille d'EVP et l'export Excel
- Sélectionner le champ : la liste déroulante est alimentée par les champs précédemment définis
- Saisir l'ordre du champ (numérique) : cela permet de définir dans quel ordre les champs seront affichés au sein du groupe, dans la grille d'EVP et l'export Excel
- Cocher 'Editable' pour permettre aux utilisateurs de modifier les valeurs dans chaque nouvelle grille d'EVP. Le cas échéant, les valeurs récupérées seront grisées et non modifiables dans la grille. Cette fonctionnalité est incompatible avec 'Ne montrer que les modifications de la période' des champs de la grille d'EVP.
- Cocher 'Exporté' : pour que le champ apparaisse dans l'export Excel de la grille d'EVP
- Enregistrer la ligne
- Répéter l'opération pour chaque champ nécessaire
- Enregistrer la grille
Mots clés associés à cet article :
Eléments variables de Paie - EVP - grille - Congés et absences - export excel - variable - modèles de grilles - Définition des champs
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