Check list de fin d'année

Check list :

La fin d'année est là et vous souhaitez préparer 2019 ? Nous avons préparé une liste d'actions qui vous permettra de démarrer la nouvelle année sereinement.

Sommaire

1. RTT Forfaits jours
2. Calendrier des jours fériés
3. Basculer les reliquats
4. Horaires de travail

 RTT Forfait jours

Chaque année l'acquisition des RTT pour les forfaits jours change en fonction des jours fériés de l'année.

Vous pouvez dès à présent ouvrir le compteur 2019 et ainsi définir le nombre de jours pour l'année.

Accès : Congés & Absences > Vue manager > Compteur équipe 

• Cliquez sur 'Nouveau solde de congés'
• Sélectionner ensuite le salarié, le type d'absence 'RTT nombre à définir', l'année 2019.
• Saisir sur la droite les droits acquis
• Enregistrer, le compteur est créé pour 2019

Personnaliser les jours Fériés

 

Vous pouvez personnaliser le calendrier des jours fériés français afin de transformer le lundi de Pentecôte en jour travaillé (considéré par défaut comme férié dans le logiciel). Si vous respectez l'intégralité des jours fériés, cette étape n'est alors pas nécessaire.

Accès : Espace admin > Congés & Absences > Calendrier des jours fériés

Comment supprimer un jour férié d'un calendrier ?

• Ouvrir le calendrier, puis sur la droite de la ligne du jour férié, cliquer sur le croix.

Comment ajouter un jour férié dans un calendrier ?

• Ouvrir le calendrier puis cliquer sur 'Créer un élément' en haut à droite.
• Saisir le jour, sélectionner le mois, l'année puis ajouter une description.
• Si pas d'année sélectionnée, le jour sera férié tous les ans.

Basculer les reliquats

Pourquoi basculer les reliquats de congés ?

Eurécia permet de prendre des congés sur les compteurs de l'année en cours (N), sur ceux de l'année précédente (N-1) et ceux de l'année suivante (N+1).

S'il reste des congés sur un compteur d'une année antérieure (N-2, N-3 ...), le salarié ne pourra pas faire une demande d'absence pour les solder.

Ces reliquats de congés non pris doivent être basculés sur un compteur ouvert à la prise : habituellement sur le compteur de l'année N ou N-1.

 

Comment basculer les reliquats de congés sur un nouveau compteur ?

Pour apprendre à basculer les reliquats en 1 minute, regardez la vidéo ici :

 

 

Accès : Congés & Absences > Vue Manager > Compteurs équipe​

Dans la zone de filtrage définir (obligatoire) :

• Le type de congés
• La période
• Cocher les compteurs sur lesquels vous devez mener une action
• Cliquer sur l'onglet 'Action'
• Choisir dans la liste déroulante l'action en masse 'Basculer les reliquats' :

 

• Une fenêtre s'ouvre. Sélectionner le type de congés et l'année du compteur sur lequel seront basculés les reliquats :

- Si vous êtes en décompte jours ouvrés, ne pas tenir compte du 3ème champ.

- Si vous êtes en décompte jours ouvrables ou vous avez des temps partiel en ETP (équivalent temps plein), choisir l'action qui sera effectuée sur les jours à poser sur jours non travaillés :

• Ne pas basculer : les jours non travaillés seront définitivement perdus.
• Basculer sur les droits acquis : les jours non travaillés seront crédités dans les droits acquis 'à ce jour' du nouveau compteur. Ils ne seront donc plus considérés comme des jours à prendre sur jours non travaillés.
• Basculer sur les jours non travaillés : les jours non travaillés seront crédités sur les jours à prendre sur jours non travaillés du nouveau compteur, le salarié aura plus de jours à poser sur jours non travaillés.

• Saisir un commentaire de régularisation (obligatoire) qui sera repris dans chaque compteur afin d’expliquer le mouvement.
• Cliquer sur le bouton 'Prévisualiser'.
• Vérifier les résultats obtenus puis cliquer sur 'Appliquer' ou 'Fermer' :

- 'Fermer' ou 'Retour' permet d'annuler l’opération : il n’y a alors aucun impact sur les compteurs.

- 'Appliquer' permet de continuer l’opération : le nombre de compteurs de congés impactés est précisé. 

 

Attention ! Cette opération est irréversible.

 

Comment vérifier les conséquences de cette action sur les compteurs ?

 

Dans chaque compteur impacté, il est possible de visualiser la ligne de bascule.

Pour cela, il convient d'accéder au compteur à vérifier et visualiser la ligne dans le tableau récapitulatif des mouvements du compteur.

Accès : Congés & Absences > Vue Manager > Compteurs équipe​

 

 

Horaires de travail

De nouveaux horaires sont mis en place ou vous souhaitez simplement les mettre à jour ?

 

Découvrez l'interface de création et de modification des horaires de travail en vidéo (6 minutes) :

 

Sinon, suivez le Guide :

Accéder à l'interface de création et modification des horaires.

Accès : Espace Admin > Paramètres généraux > Horaires de travail : ouvrir 

 

 

Vous pouvez également y accéder via un autre menu :

Accès : Espace Admin > Salariés et utilisateurs > Onglet Emploi > cliquer sur l'horaire de travail renseigné

Comment créer un nouvel horaire de travail ?

Au sein du champ 'Informations', renseigner l'intitulé du nouvel horaire de travail (par exemple : "Temps plein 35h standard").

Vous accédez ensuite à l’interface de personnalisation de l’horaire, depuis laquelle vous pouvez :

 

• Activer ou non chaque tranche horaire grâce aux boutons (capture ci-dessous)
• Renseigner les horaires de chaque tranche travaillée

 

 

Cas de l'horaire cyclique

• Pour créer ce type d’horaire, cocher la case 'Horaire Cyclique'.
• Renseigner alors la date de début du cycle, ainsi que le nombre de jours du cycle.
• Le nombre de lignes adéquat se crée automatiquement dans la grille.

Définir une Journée type

La journée type vous permet de définir un horaire qui concerne plusieurs jours de la semaine. Par exemple, si en général les horaires de travail de votre équipe sont 9h-12h le matin et 14h-18h l'après-midi. Une fois définis, vous pourrez appliquer les horaires de cette journée type aux jours souhaités en cochant simplement une case, plutôt qu'en ressaisissant les mêmes données pour chaque tranche horaire de chaque jour travaillé.

• Renseignez un horaire pour chaque tranche, même non-travaillée
  
  

Attention : Si un jour de repos est exceptionnellement travaillé, l'horaire sélectionné ici s'appliquera par défaut.

• Total heures : visualisez le total d'heures pour chaque tranche, journée, semaine

Définir les jours ouvrés et ouvrables

La définition des jours ouvrés et ouvrables est importante : elle va conditionner le calcul des jours de congés à acquérir.

A noter : Les Jours ouvrés représentent tous les jours pendant lesquels l'entreprise est ouverte. Généralement, il s'agit des jours suivants : lundi, mardi, mercredi, jeudi et vendredi.   Si le calcul de l'acquisition des congés est en jours ouvrés, alors le salarié aura 25 jours de congés payés par an. Les jours ouvrables sont constitués de tous les jours de la semaine sauf :   le jour de repos hebdomadaire (habituellement le dimanche) ; les jours fériés légaux qui sont en général chômés dans votre entreprise (1er janvier, 1er mai, 8 mai, etc.). Le samedi n'est habituellement pas compté comme un jour de repos. Il s'agit donc d'un jour ouvrable, à décompter dans les jours de la semaine. Dans une semaine classique, sans jours fériés, on compte 6 jours ouvrables, donc, en général : les lundi, mardi, mercredi, jeudi, vendredi et samedi.

  

En fonction de l'organisation de votre entreprise : 

• Si uniquement en jours ouvrés (lundi au vendredi), mettre du lundi au vendredi en 'ouvrés'.
• Si en jours ouvrables également, laisser du lundi au vendredi en 'ouvrés', et mettre le samedi en 'ouvrable'.

Temps de travail : définition des seuils

En bas de la grille, renseignez le nombre d'heures de travail minimum et maximum à effectuer, par jour et par semaine. Si un salarié saisit plus de temps de travail que ce qui est défini, une alerte apparaîtra dans sa feuille d’activités.

 

Mots clés associés à cet article :

Fin d'année - Check list - congés - Horaire - Forfait jours - bascule - reliquat - RTT