Importer des bulletins de salaire

Vous souhaitez dématérialiser les bulletins de paie et les mettre à disposition de vos collaborateurs ?

Voici comment procéder.

Prérequis :

Renseigner, pour chacun des salariés, au sein de leurs fiches respectives, le numéro de sécurité sociale ainsi que le nom et le prénom. Ces informations doivent être saisies à l'identique au sein de votre logiciel de paie et Eurécia.
La version d'Adobe Acrobat Reader installée sur le poste sur lequel le téléchargement des bulletins est réalisé doit être supérieure à 1.5.

Importer les bulletins de paie :

Accès : Paie > Import des bulletins de salaire > Importer un nouveau fichier

Cliquer sur le module 'Paie'

Cliquer ensuite sur 'Importer des bulletins de salaires' et 'Importer un nouveau fichier'

Choisir le mois et l’année des bulletins de paie à importer. Par défaut le système se positionne sur le mois et l’année en cours.
Renseigner un libellé d’import. En cas d'oubli, le système renseigne comme libellé le mois suivi de l’année en cours.
Cliquer sur le bouton 'Parcourir' puis rechercher sur votre poste (en général, sur le disque local C:/) le fichier à importer.
Pour finir, cliquer sur le bouton 'Lancer l’import' :

A noter : Vous avez la possibilité de prévisualiser les données importées avant de lancer l'import.

Analyser le résultat de l'import

Un journal affiche les résultats de l’import :

Les bulletins importés avec succès sont mentionnés ainsi que le nom des salariés associés.
Les pages du PDF des bulletins non importés sont également mentionnées.
Un fichier 'log' est généré (cf. le lien encadré sur la capture ci-dessus) : il contient le détail des erreurs s'il y en a.
Les bulletins faisant référence à des numéros de sécurité sociale non référencées dans Eurécia seront rejetés.
Les bulletins faisant référence à des salariés possédant le même numéro de sécurité sociale seront rejetés.
Les bulletins concernant les salariés en multi-contrats, possédant donc le même numéro de sécurité sociale, d’un contrat à un autre seront importés.

A noter : Les bulletins de paie des collaborateurs bénéficiant de multi-contrats, doivent être traités manuellement. Il convient donc soit de distinguer les fiches salarié par contrats (avoir autant de fiches que de contrats, soit de procéder à un traitement manuel, par collaborateur. L'import ne pourra se faire de façon automatique.

Aussi, dans le cas d'une gestion de comptes avec découpage par département/structure. Il convient de rattacher ces contrats et les bulletins de paie manuellement au sein du dossier salarié.

Notifier les collaborateurs

Les salariés peuvent être notifiés, par email, lorsqu'un nouveau bulletin de salaire est mis à leur disposition.

Lors de l'import, il convient pour ce faire de cliquer sur le bouton 'Notifier les salariés' :

Un message apparaît alors à l'écran :

Un message mentionne l'action effectuée :

Consulter les bulletins importés

Accès : Portail RH > Dossier salariés

Le ou les bulletins importés sont alors accessibles dans le dossier respectif de chacun des salariés. Ceux-ci peuvent alors les consulter et les exporter à tout moment en cliquant sur l’icône PDF.

Mais que dit la loi ?

Depuis le 1er janvier 2017, l’accord du salarié pour recourir au bulletin de paie dématérialisé n'est plus une obligation légale.

Toutefois, si le salarié s’y oppose, vous ne pourrez pas lui remettre un bulletin de paie électronique.

Les modalités sont fixées par un décret (2016–1762) publié le 18 décembre 2017.

Disponibilité du document

Le décret fixe la durée pendant laquelle vous devez garantir la disponibilité du bulletin de paie dématérialisé :

Soit pendant une durée de 50 ans.
Soit jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge de 75 ans.

A noter :

Si le service de mise à disposition du bulletin de paie devait cesser son activité, les utilisateurs devraient en être informés, au moins 3 mois avant la date de fermeture du service, afin de leur permettre de télécharger les bulletins de paie stockés les concernant.

Cette règle s’applique également en cas de cessation de votre activité, si vous assurez vous-même la conservation des bulletins de paie dématérialisés.

Enfin, les collaborateurs doivent être en mesure de télécharger l’intégralité de leurs bulletins de paie dématérialisés à tout moment et ceci, sans avoir à réaliser de manipulations complexes ou répétitives, et dans un format électronique structuré et couramment utilisé.

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