Intégrer un nouveau collaborateur : Onboarding

 

L'arrivée d'un collaborateur est un événement qui doit être préparé, anticipé. 

ZEN by Eurécia vous propose un assistant au Onboarding qui vous permettra de l'accompagner dans son parcours d'intégration.

Pour qu'il puisse trouver sa place au sein de votre entreprise, de nombreuses tâches vous incombent : avant et après son arrivée.

Ces tâches peuvent être définies dans la fonctionnalité Onboarding du module Portail RH.

Comment mettre en place le Onboarding ?

Accès : Espace Admin > Salariés et utilisateurs 

• Cliquer sur 'Espace admin' dans le menu principal de navigation
• Dans l'encart ' salariés et utilisateurs', cliquer sur 'Nouveau'
• L'assistant de création d'utilisateur apparaît

Vous pouvez accéder à cette nouvelle fonctionnalité lors de la création d"un nouvel utilisateur.

 

Les différentes étapes de création d'un utilisateur

Étape 1 : Type de création

Si vous souhaitez mettre en place le 'onboarding', il vous suffit de cocher 'gérer le onboarding' lors de la première étape de création d'un nouveau collaborateur.

Vous pouvez ignorer ce processus et ne pas cocher cette case. 

Étape 2 : Pré-requis

L'étape 2 de l'assistant de création d'un utilisateur vous permet d'affecter le profil utilisateur cible (celui qu'aura le collaborateur une fois qu'il sera arrivé dans votre société) et les profils afférents aux modules actifs. 

Vous devez également renseigner  les différents profils que vous souhaitez affecter concernant les différents modules.

 

Cliquez sur Suivant pour continuer . 

 

Attention !  Le profil utilisateur à renseigner doit être le profil cible (ne pas mettre le profil Onboarding) de votre futur collaborateur.

 

Étape 3 : Futur collaborateur

Renseignez les informations suivantes : Nom, Prénom, Email professionnel (qui sera l'identifiant de connexion), Département et Structure de rattachement. 

 

A noter : Le futur collaborateur sera visible dans le planning congés en fonction des visibilités que vous avez pré-définies.

 

Étape 4 : Email de bienvenue

L'étape 4 de création d'un utilisateur vous propose d'envoyer un E-mail de bienvenue au futur collaborateur. 

Pour cela cochez la case 'E-mail de bienvenue' sinon passez cette étape en décochant la case et en cliquant sur Suivant. 

Renseignez l'email de contact du futur embauché 

L'email de bienvenue est personnalisable.  

Une fois terminé, cliquer sur 'Suivant'.

Cette action n'enverra pas encore l'email au collaborateur. 

 

 

Attention !  Le lien ne doit pas être modifié afin que le collaborateur puisse accéder à son espace Onboarding.

 

Étape 5 : Définition des tâches

L'étape suivante permet de définir la liste des tâches à effectuer pour accompagner au mieux l'arrivée du collaborateur :

Les tâches définies lors du Onboarding de votre précédente embauche sont automatiquement reprises. Vous pouvez modifier cette liste pour l'adapter si besoin.

Pour chaque tâche, vous pourrez saisir les informations ci-dessous :

 

Une fois vos tâches définies :

• Cliquez sur 'Lancer le Onboarding et fermer' pour envoyer l'email au futur collaborateur et les emails aux responsables de taches
• ou cliquez sur 'Compléter la fiche utilisateur' pour finaliser la fiche

L'email vers le futur collaborateur et les emails envers les responsables ne seront envoyés que lorsque vous cliquerez sur 'Lancer le Onboarding'. 

A noter : Les responsables pourront marquer les tâches comme 'Terminée' depuis l'email qu'ils ont reçu.

 

Étape 6 : Compléter la fiche salarié

Si vous ne lancez pas le 'Onboarding' depuis l'étape 5, vous pouvez dans l'étape 6 venir finir de compléter la fiche de votre salarié.

Vous pouvez également lancer le 'Onboarding' depuis cette étape.

 

Notre conseil : 

Ne pas supprimer de tâche, passez la simplement au statut Terminée. 

La suppression d'une tâche la supprimera pour tout le process d'Onboarding et peut donc impacter l'Onboarding des futurs arrivants. 

 

Comment retrouver les tâches que j'ai planifiées ?

Vous pouvez retrouver l'avancement des tâches depuis la fiche du nouvel arrivant en cliquant sur le bouton 'Onboarding' présent, sur la droite, depuis la fiche salarié :

Vous pourrez également mettre à jour, faire glisser les tâches vers leur nouveau statut, ajouter des tâches oubliées ou supprimer des tâches inutiles depuis cette page.

Comment changer le statut d'une tâche ? 

Pour changer une tâche de statut, il vous suffit de la faire glisser dans l'encart 'En cours' ou 'Terminée'. 

 

Vous pouvez également ouvrir la tâche pour visualiser le contenu, modifier l'échéance si besoin et cliquer sur 'Déplacer au statut En cours' (si la tâche est 'A faire' ) ou 'Déplacer au statut Terminée' (si la tâche est 'En cours'). 

Sur l'écran d'accueil de votre plateforme, retrouvez à tout moment toutes les tâches qui vous sont affectées.

 

Mots clés associés à cet article : 

Onboarding - arrivée - tâches - configuration - nouveau salarié -date d'embauche - planification - intégration