Utiliser le coffre-fort numérique

L'utilisation d'un coffre-fort numérique permet à nos clients de respecter les obligations légales liées à la dématérialisation des bulletins de salaire. Ce système d'archivage électronique a également l'avantage de faciliter la vie des admin/managers dans la distribution des bulletins de salaire.

Le coffre-fort numérique offre aussi une alternative plus écologique que les bulletins papier aux acteurs économiques soucieux de l’environnement.

Qui est concerné par cet article ?

Les administrateurs de la plateforme Eurécia.

Accéder à votre coffre-fort numérique

Le coffre-fort numérique Eurécia est une option de notre module d'administration du personnel Portail RH.

Déjà client Eurécia ?

Vous pouvez contacter notre équipe support pour demander l'activation de l'option 'Coffre-fort numérique'.

Fonctionnement général du coffre-fort numérique

L'administrateur importe les bulletins de salaire dans Eurécia via le menu Import des bulletins de salaire qui sont automatiquement dispatchés vers les dossiers salariés.
Les bulletins de salaire sont, dans le même temps, automatiquement déposés dans les coffres-forts numériques eDoc du salarié et de la société. Si le salarié a bien activé le lien entre eDoc et son CPA (Compte Personnel d'Activité), il aura également la possibilité de consulter ses bulletins de paie dématérialisés via ce dernier.
Le collaborateur reçoit une notification, l'alertant de la disponibilité de son dernier bulletin de paie.

Renoncer à la dématérialisation des bulletins de paie

Dans le cas d'une dématérialisation des bulletins de salaire proposée par l'employeur, tout salarié est en droit de refuser la réception du bulletin au format digital.

Il doit alors en informer son employeur, qui est tenu de lui remettre son bulletin au format papier, et de prendre en compte sa demande dans un délai de 3 mois suivant la requête du salarié.

Renseigner le gestionnaire en charge des bulletins papier

Accès : Espace admin > Paramètres généraux > Fiche société > Onglet Paramétrage > Paramètres Portail RH

Cocher la case 'Envoyer les bulletins de salaire à remettre au format papier à ...'
Cocher le ou les personnes en charge des bulletins de paie papier

Recevoir le bulletin au format papier

Cette manipulation est accessible à tous les utilisateurs de la plateforme via 'Ma fiche salarié' > onglet 'Emploi'.

Accès : Espace admin > Paramètres généraux > Salariés et Utilisateurs > Fiche salarié > onglet Emploi

Cocher la case "recevoir mon bulletin de salaire au format papier"
Le gestionnaire en charge d’imprimer et d'envoyer le bulletin par courrier est alors alerté par email, afin de lui signaler la nécessité d'éditer un bulletin au format papier pour ce salarié.
Dans ce cas de figure, le bulletin du salarié ne sera pas envoyé dans le coffre-fort numérique personnel du salarié chez eDoc, mais restera en revanche hébergé sur les serveurs d’Eurécia.

Mots clés associés :

CFN - coffre-fort numérique - électronique - renoncer - refuser - bulletin de salaire - bulletin de paie - CPA