Etape 6 : Partager des documents RH avec les collaborateurs

Certains documents tels que le règlement intérieur ou la convention collective doivent toujours être à disposition des salariés.

 

Pourquoi partager des documents ?

 

Vous disposez d'un espace de stockage sur ZEN by Eurécia afin de mettre ce type de documents à disposition des collaborateurs.

Ceux-ci sont notifiés lors de l'ajout ou de la modification d'un document que vous avez partagé avec eux, et peuvent le télécharger depuis le logiciel.

Par exemple, vous leur donnez accès à l'annuaire de l'entreprise mis à jour ou au compte rendu de la dernière réunion avec les représentants du personnel.

Vous avez bien sûr la possibilité de restreindre l'accès à certains documents. 

Accéder à la liste des documents partagés avec les utilisateurs

Accès : Portail RH > Documents partagés

• Cliquer sur Portail RH
• Cliquer sur Documents partagés

Une liste de documents partagés s'affiche. Il s'agit de documents factices, donnés à titre d'exemple. Vous êtes invité à les remplacer par vos vrais documents.

 

 

Ajouter un document partagé à l'ensemble des collaborateurs

Accès : Portail RH > Documents partagés

• Cliquer sur le bouton 'Ajouter un document'
• Saisir la description du document
• Sélectionner la catégorie de document dont il s'agit : administratif, emploi, procédure, divers...
• Sélectionner la langue du document
• Cliquer sur 'Parcourir' : le sélecteur de fichier s'ouvre
• Choisir le fichier à partager et valider le choix en cliquant sur 'ouvrir'
• Indiquer un commentaire (facultatif) qui sera visible depuis la liste des documents partagés
• Cocher la case Notifier par email, si vous souhaitez que les salariés - qui y ont accès - soient informés de la mise à disposition du nouveau document
• Cliquer sur Enregistrer

 

Remplacer un document partagé par un autre

Accès : Portail RH > Documents partagés

• Cliquer sur la ligne du document que vous souhaitez remplacer : la fiche du document s'ouvre 
• Cliquer sur 'Parcourir' : le sélecteur de fichier s'ouvre
• Choisir le fichier à partager et valider le choix en cliquant sur 'ouvrir'
• Cocher la case Notifier par email, si vous souhaitez que les salariés - qui y ont accès - soient informés de la mise à disposition du nouveau document
• Cliquer sur Enregistrer

Le fichier est maintenant disponible dans la liste des documents partagés.

 

Partager un document seulement avec certains collaborateurs

Vous pouvez choisir de partager certains documents avec une partie seulement de l'effectif de votre société. Pour cela, vous avez la possibilité de filtrer les personnes par département. Par exemple pour partager une procédure commerciale uniquement avec les membre du département commercial. Vous pouvez également créer des exception par utilisateur. Par exemple, si vous souhaitez rendre la procédure commerciale accessible au département commercial ainsi qu'au directeur marketing et au PDG. 

 

Découvrez ici comment restreindre la visibilité des documents partagés.

 

Supprimer un document partagé

Accès : Portail RH > Documents partagés

• Survoler les 3 points devant le document à supprimer : un menu s'ouvre
• Cliquer sur 'Supprimer l'élément'

 

Mots clés associés à cet article :

Partage - collaborateur - documents partagés - portail RH - règlement intérieur - convention collective 

 

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