Etape 5 : Initialiser les soldes de compteurs

 

Chaque collaborateur doit avoir la possibilité de consulter ses soldes de congés.

Pour ce faire, vous devez mettre à sa disposition des compteurs de congés, payés, RTT, récupérations, etc.

Il s'agit à présent de mettre à jour les soldes de ces compteurs afin qu'ils reprennent leur historique (jours pris, acquis, à acquérir) ainsi que la date de péremption de ces droits.

Les collaborateurs pourront ensuite commencer à poser leurs congés.

Comme expliqué au cours des étapes précédentes "Définir les types d'absences qui seront utilisés", les compteurs sont automatiquement créés par le logiciel, de façon automatisée, la nuit suivant la configuration des fiches salariés.

Selon le moment où vous réalisez cette étape, les compteurs existeront peut-être déjà, vous n'aurez plus qu'à mettre à jour les droits des salariés. 

 

Accès : Congés & Absences > Vue Manager > Compteurs Equipe

• Cliquer sur le module 'Congés et absences', puis sur la vue manager
• Aller sur les 'compteurs équipes'

Créer les compteurs

Si aucun compteur n'existe, vous pouvez les créer manuellement, ou attendre le lendemain qu'ils se créent.

• Cliquer sur le bouton 'Nouveau solde de congés'.
• Sélectionner le salarié, le type de congés (exemple : congés payés), et la période.

Pour les périodes à cheval sur deux années, par exemple 2020-2021, seule l'année de fin est indiquée dans la période, soit ici 2021.

• Dans les cases 'Droits acquis', inscrire le nombre de jours acquis depuis le début de la période
• Dans la case 'Droits pris', inscrire le nombre de jours déjà pris dans le passé depuis le début de la période, pour des absences qui ne seront pas renseignées dans le logiciel
  
  • Ex : si le salarié a pris des jours de congés pour le mois à venir, et que cette absence sera saisie dans le logiciel, alors ne pas comptabiliser le nombre de jours de cette absence car le logiciel déduira les jours du compteur dès la pose de l'absence
• Enregistrer 

Le compteur est créé ! Le solde se calcule automatiquement (acquis - pris).

Répéter les opérations pour chaque salarié, type de congé et période.

 

Mettre à jour les compteurs qui existent déjà 

(voir notre article Contrôler et modifier les compteurs de congés)

• Cliquer sur le compteur à mettre à jour :

 

A noter : Le passage du CRON est visible au sein des compteurs. Lorsque l'acteur est identifié comme étant increaseAccumulations@eurecia.com (ne pas écrire à cette adresse, aucune boite aux lettre électroniques n'a été configuré sur ce compte), cela correspond au passage automatique du robot alimentant les compteurs, en fonction des informations liées au salarié (renseignées sur sa fiche).

 

• Dans la case correspondant aux 'Droits acquis', inscrire le nombre de jours acquis depuis le début de la période.
• Dans la case correspondant aux 'Droits pris', inscrire le nombre de jours déjà pris dans le passé depuis le début de la période, pour des absences qui ne seront pas renseignées dans le logiciel.
• Saisir un commentaire de régularisation (obligatoire).
• Enregistrer. 

 

A noter : Les commentaires de régularisation sont importants. Ils vous permettent de marquer l'intervention réalisée sur le compteur. Ils apparaîtront de façon définitive (non modifiable) au sein de l'historique du compteur. Ils seront visibles par toutes les personnes ayant accès au compteur en question.

 

Le compteur est mis à jour !

 

 

 

Mots clés associés à cet article :

Soldes - Compteurs - droit -initialiser - régularisation - nouveau solde - compteurs équipe - congés

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Etape suivante... Partager des documents RH avec les collaborateurs