C'est l'étape la plus importante du paramétrage de votre logiciel : vous allez créer les utilisateurs, c'est à dire les collaborateurs de votre société.
Comment créer un nouvel utilisateur ?
Accès : Espace Admin > Paramètres généraux > Salariés et utilisateurs > NOUVEAU
- Cliquer sur Espace Admin
- Dans l'encart Salariés et utilisateurs, cliquer sur Nouveau
- L'assistant de création d'utilisateur s'ouvre
Ci-dessous, vous trouverez les 3 grandes étapes nécessaires pour la création d'un utilisateur. Nous vous conseillons d'aller au bout de ces étapes pour la création de votre premier utilisateur, même si certains paramètres ne correspondent pas tout à fait au mode de fonctionnement de votre société. Vous aurez la possibilité de revenir ensuite sur ces paramétrages, de manière autonome ou avec l'aide du service d'assistance, qui est disponible par mail : zensupport@eurecia.com.
Etape 1/3 : Type de création et modules actifs
Type de création
Vous pouvez choisir le mode de création :
- Création à partir d'une fiche utilisateur vide :
Vous créer une fiche utilisateur vierge. L'intégralité de la fiche est à renseigner, notamment le choix des modules à activer (étape 1) et les paramètres Profil utilisateur, Horaire de travail et Profil congé/absence (étape 2). - Création à partir d'un utilisateur existant (en activité ou archivé) :
Certains paramètres et informations seront déjà renseignés : Fonction, Département, Axes analytiques visibles, Profil congés et absences, Éligibilité aux titres restaurants, Modules actifs, Profil utilisateur, Préférences.
Cette option est très utile pour créer un collaborateur qui occupe le même poste qu'un salarié déjà créé dans le logiciel.
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Modules à activer :
- Cocher les modules auxquels le salarié aura accès
A noter : A ce niveau, il s'agit simplement de définir les modules que le collaborateur va utiliser, quel que soit son niveau de visibilité et d'accès - Cliquer sur suivant
- L'étape 2/3 s'ouvre
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Etape 2/3 : définir les prérequis
Attribuer un profil utilisateur
Le profil utilisateur détermine le niveau de droits et d'accès accordé à chaque collaborateur sur le logiciel.
Sélectionner un Profil utilisateur parmi les 3 disponibles :
- Administrateur : il s'agit du plus haut niveau de validation dans le logiciel. Les personnes avec un profil Administrateur peuvent paramétrer et administrer le logiciel pour leur entreprise. Généralement, il s'agit du dirigeant de la société et/ou la personne chargée de la gestion administrative (assistant(e) de direction, RH, ...)
- Manager : il s'agit des responsables de départements qui gèrent une équipe et sont responsables de la validation de leurs congés, notes de frais ou feuilles de temps. Généralement, il s'agit des directeurs ou responsables de services
- Standard : c'est le niveau de droits le plus bas, correspondant à un employé. Ce profil donne le droit d'accéder aux modules - tels que définis à l'étape 1/3) - et de les utiliser (par exemple : envoyer une demande de congés), mais en étant soumis à la validation d'un manager et/ou d'un administrateur
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Attribuer un horaire de travail
Il s'agit de l'horaire de travail hebdomadaire du collaborateur, généralement défini dans son contrat de travail.
- Cliquer sur le bouton '+'
- Sélectionner un horaire de travail parmi la liste des horaires prédéfinis
- Attribuer une date de début d'application de cet horaire de travail
- Il est possible d'anticiper un changement d'horaire : affecter une date de fin puis, à la ligne un nouvel horaire dont la date de début sera consécutive à la date de fin du précédent
- Cliquer sur le bouton 'valider cette ligne' en fin de ligne, sur la droite :
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A noter : vous avez la possibilité de modifier les horaires existants et de créer de nouveaux horaires personnalisés, depuis l'interface de création et modification des horaires de travail. |
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Notre conseil : Si les horaires proposés par défaut ne vous conviennent pas, continuez malgré tout la création de votre collaborateur en sélectionnant un horaire de travail fictif. Vous pourrez créer ensuite un nouvel horaire de travail adapté depuis l'interface de création et de modification des horaires. Vous pourrez ensuite attribuer ce nouvel horaire personnalisé au collaborateur. |
Attribuer un profil congés/absences
Le profil congés/absences du collaborateur détermine ses droits à congés payés.
- Sélectionner un profil congés parmi la liste des profils congés prédéfinis.
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A noter : si les profils congés prédéfinis ne correspondent pas au mode de fonctionnement de votre société, envoyer un mail à zensupport@eurecia.com, en expliquant le type de profil souhaité, avec le nombre de congés payés, RTT, etc. Le service d'assistance vous créera ainsi un profil congés personnalisé.
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Etape 3/3 : compléter la fiche salarié
Renseigner les informations de la fiche salarié avec les données propres à l'utilisateur que vous êtes en train de créer.
Il s'agit de l'identité du collaborateur et des paramètres généraux pour son utilisation du logiciel.
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Notre conseil : Pour la création de votre premier utilisateur, renseignez uniquement les champs indispensables, signalés ci-après. Vous aurez l'occasion de compléter la fiche salarié de l'utilisateur en fonction de vos besoins ultérieurement. |
Encart général
- Indispensable : renseigner le Nom, Prénom et Email du collaborateur, qui lui permettront par la suite de se connecter au logiciel
- Renseigner le numéro de sécurité sociale de l'utilisateur
- Sélectionner son fuseau horaire, sa langue (logiciel disponible en Français et Anglais) et le calendrier applicable (jours fériés)
Informations personnelles : encarts Coordonnées, Naissance et Situation
Si vous le souhaitez, en fonction de vos besoins RH et en accord avec votre démarche RGPD, vous avez la possibilité de :
- Renseigner les différentes coordonnées du collaborateur : email personnel, adresse postale, numéros de téléphone professionnel et personnel
- Indiquer les liens vers ses profils sur les réseaux sociaux professionnels (LinkedIn, Viadeo) et personnels (Twitter, Facebook)
- Renseigner les informations de naissance du collaborateur et sa nationalité
- Ou encore sa situation familiale et l'identité de ses enfants s'il en a
Rémunération et type de contrat
L'encart rémunération regroupe les informations propres à la rémunération du collaborateur. Ces informations, notamment le montant du salaire brut et les avantages accordés, seront utiles pour générer votre grille d'éléments variables de paie, exportable au format Excel.
Il en va de même pour les informations saisies dans l'encart Type de contrat : date et motif d'embauche, ancienneté, horaires de travail, type de contrat, date et motif de fin de contrat. Ces informations permettent également de générer des tableaux de bord RH.
Circuit de validation
Les circuits de validation applicables sont automatiquement renseignés en fonction de son profil utilisateur (Administrateur, Manageur ou Utilisateur), défini lors de la deuxième étape de création du collaborateur.
Poste
Renseigner la fonction du collaborateur (son poste au sein de la société) par exemple : commercial
- Indiquer son matricule s'il en a un (il s'agit généralement d'un numéro).
- Sélectionner le département auquel est rattaché le collaborateur.
En fonction du département sélectionné, le manager N+1 est automatiquement renseigné. Il s'agit du responsable du département. Cet utilisateur sera chargé de valider les demandes de congés, feuilles de temps et notes de frais de l'utilisateur que vous êtes en train de créer.
Axes analytiques visibles
Dans cet encart, vous déterminez à quels axes analytiques le collaborateur a accès, notamment pour pouvoir imputer ses feuilles de temps à un projet ou client particulier.
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Portail RH
Ici, vous pouvez renseigner des alertes (fin de période d'essai, fin de CDD, visite médicale, etc.) propres au collaborateur.
Vous pouvez également importer des documents qui viendront compléter le dossier salarié du collaborateur (contrat de travail, bulletins de salaire, justificatif d'abonnement transport, attestations, etc.).
Congés & Absences
- Vérifier le profil congés/absences préalablement défini
- Indiquer si le collaborateur est éligible aux titres restaurant
Notes de frais
- Renseigner la devise de remboursement des frais professionnels
- Indiquer les modes de paiement auxquels le collaborateur a accès (carte bancaire personnelle, carte professionnelle, etc.)
Préférences
- Importer une photo de lui
- Choisir le format d'email iCal si besoin
- Définir des délégations en cas d'absence (profil manager, et administrateurs)
Administration
- Vérifier les différentes informations pré-renseignées
- Indispensable : Indiquez un mot de passe pour cet utilisateur. Il doit contenir au moins 8 caractères, dont une majuscule et un chiffre
- Cocher la case Envoyer email d'accès au logiciel, pour que le salarié reçoive ses codes d'accès
Enregistrer
- Indispensable : cliquer sur enregistrer pour sauvegarder la fiche
- La fiche salarié de l'utilisateur est créée
- Le collaborateur reçoit ses identifiants de connexion par mail (si vous avez coché la case)
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Attention ! Veillez à supprimer les collaborateurs fictifs avant de déployer le logiciel auprès de vos collaborateurs. |
Accès : Espace Admin > Paramètres généraux > Salariés et utilisateurs > OUVRIR
- Survoler les 3 points devant le salarié fictif à supprimer
- Un menu s'ouvre
- Cliquer sur Supprimer
- Confirmer la suppression
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Etape suivante...Initialiser les soldes de compteurs
Mots clés associés à cet article :
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