Saisir et valider une note de frais

• Cliquer sur le bouton '+ Nouvelle note de frais'.
• Deux encarts permettent respectivement de renseigner les paramètres de la note de frais (à droite) et de saisir les différentes dépenses (à gauche).

 

La Note de frais

La console de droite : 

• Rappelle le nom du salarié demandant un remboursement
• Reprend le profil de note de frais défini par défaut sur la fiche salarié et, s'il y en a plusieurs, permet d'en sélectionner un autre, si besoin (ex : standard, commercial, Direction, etc.)
• Permet de saisir un libellé. Par exemple, 'Déplacement à Paris' pour une personne étant peu coutumière des déplacements ou 'Mai 2017' pour une personne qui se déplace régulièrement
• Permet de renseigner la période concernée par la note de frais (et non la date d'une dépense) : date de début et de fin
• Propose de saisir un commentaire. Pour ce faire, il convient de développer le menu en cliquant sur la flèche qui pointe vers le bas. Ici, un champ est dédié au déclarant de la note de frais (le salarié) et un autre au responsable
• Permet d'ajouter un justificatif, une ou plusieurs pièces-jointes à la note de frais globale.

 

Il est  possible de joindre des justificatifs également sur chacune des dépenses qui composeront la note de frais. Il s'agit donc ici, de lier un justificatif ou autre (document, image, etc.) étayant la note dans sa globalité.

• Reprend les 'totaux' et la devise : le TTC, la TVA éventuelle et le nombre de dépenses figurant sur la note
• Affiche la somme à rembourser.

 

Les deux dernières zones seront complétées automatiquement en fonction des informations saisies dans les dépenses (encart de gauche).

• Cliquer sur Enregistrer sur la barre latérale à droite pour enregistrer toute la note de frais.

 

La saisie d'une dépense

Au sein de la console à gauche :

• Faire glisser un fichier ou cliquer sur le trombone pour parcourir et sélectionner une pièce-jointe : le justificatif s'affiche à l'écran et peut être scruté, à l'aide d'une loupe intégrée, pour faciliter la saisie
• Sélectionner la référence sous le justificatif : le numéro de facturette, afin de faciliter le travail de pointage de votre comptable
• A l'aide du calendrier, sélectionner la date à laquelle la dépense a eu lieu
• Sélectionner le type de dépense pour lequel vous demandez un remboursement (ex : restaurant midi, train, taxi...)

 

 

 

Les types disponibles dépendent de votre profil de note de frais, de vos droits dans l'application. Si vous disposez de plusieurs profils de notes de frais (attribués sur la fiche salarié > onglet Règles > cadre Notes de frais), un menu déroulant 'Profil' au sein du descriptif de la note de frais (cadre de droite) sera disponible, proposant la sélection des autres profils. 

Aussi, le choix du type de dépense va alimenter le champs 'Titre de la dépense', qui se trouve dans l'entête de l'encart. Vous pouvez bien sûr modifier ce titre.

Dans le même esprit, la sélection d'un type de dépense va conditionner les champs qui seront à renseigner plus bas (Ex: TVA, déclaration d'invités externes et/ou internes, etc.).

• saisir un libellé à la dépense pour permettre de l'identifier facilement (ex: nom du restaurant, précision sur le trajet effectué en avion...),
• saisir le montant, la devise,
• si le choix est disponible, saisir le montant de TVA,
  À noter : La TVA est calculée automatiquement quand il n'y a qu'un seul taux disponible ou sur le taux défini par défaut quand plusieurs taux sont possibles. 
  Aussi, il faudra cliquer sur le lien 'Plus d'options' pour pouvoir détailler les montants à TVA multiple.
  Par exemple: 5.5% > montant à saisir, 10% > montant à saisir, 20% > montant à saisir ou ? quand le taux n’apparaît pas clairement sur le justificatif et que seul figure le montant total de la TVA.

 

Il convient de décocher la case TVA quand le justificatif ne comporte pas de TVA.

• sélectionner le mode de paiement : les différents modes disponibles proviennent de la fiche salarié du collaborateur (par exemple : personnel, carte affaire, etc.),
• si une gestion analytique a été mise en place au sein d'Eurécia, renseigner l'axe (le client ou le projet par exemple),
• toujours dans le cadre de la gestion de projet ou analytique, cocher la case 'Refacturable' sert à identifier les dépenses qui peuvent être imputées à un tiers (un client, un budget par exemple),
• ajouter un commentaire (facultatif) propre à cette dépense (un commentaire se référant cette fois à toute la note de frais peut être saisie dans la console de droite),
• cliquer sur le bouton "Enregistrer" : la dépense est enregistrée et le logiciel est alors prêt pour saisir directement la dépense suivante,
• chaque dépense constitue une étiquette sur la note de frais. Les montants sont ajoutés et affichés au sein de la console sur la droite ainsi que le nombre de dépenses,
• cliquer sur le bouton "Soumettre à validation" lorsque la note de frais est prête pour être envoyée vers le circuit de validation qui conduira à son remboursement.

La modification de la note de frais et notamment des dépenses est possible tant que la note n’est pas passée à l'état 'soumise à validation'.  

Le suivi de la note de frais

Il est possible de suivre le parcours de la note de frais en temps réel : depuis la saisie jusqu'à sa validation et son remboursement.

En fonction des étapes prévues par le circuit de validation mis en place au sein d'Eurécia, vous retrouverez, dans l'entête de la note de frais, les informations suivantes :

 

1. Saisie - depuis ... minutes/jours
2. Validation - depuis ... minutes/jours
3. Contrôle - depuis ... minutes/jours
4. Remboursement - depuis ... minutes/jours

Pour avoir plus de détails notamment quant aux acteurs impliqués dans ce circuit, il convient de cliquer sur la flèche à droite, au bas de ce cadre, afin de développer le menu et accéder aux autres informations.

 

Mots clés associés à cet article :

Note de frais - Remboursement des dépenses pro - Frais professionnels - Demande prise en charge des dépenses de déplacement - Frais kilométriques - dématérialisation